Поиск по ключевым словам:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЛИЧНОГО ПОМОЩНИКА

Скачать Скачано: 0

Должностная  инструкция

Позиция Личный помощник директора завода Дата
Функция Дивизион
Подразделение Управление Бизнес-Единица
Центр затрат Грейд
Цели и задачи
Обеспечить эффективную административную поддержку  и выполнение поручений  директора завода

 

Осуществлять поддержку для других менеджеров и сотрудников завода с учетом приоритетности  заданий

 

Организационное подчинение
Прямое подчинение Директор завода
Функциональное подчинение Директор завода
Подчиненные позиции
3.   Ключевая ответственность и задачи
I – Подготовка завода к функционированию (ОР- Operation Preparation)

ü  Совместно с административным подразделением головного офиса, менеджерской командой установить базовые рабочие процедуры (отправка почты, образцы документов, транспортировка, отчетность, проведение встреч, др.), приобрести необходимое оборудование;

 

ü  Осуществлять административную поддержку директору завода,  команде, линейным менеджерам в выполнении задач;

II –  Начиная с первого года работы завода

ü  Вести календарь в LN,ежедневно уточнять планы  директора  завода на следующий день; отслеживать расписание, встречи, организацию, включая местоположение, доставку еды, проверять доступность,   организацию всех пропусков

 

ü  Организовывать бизнес поездки, командировки (визы, бронирование билетов, такси, гостиниц)

 

ü  Обеспечивать требуемые услуги через внешних поставщиков, своевременно вносить данные в информационную систему JDE, контролировать оплату; обеспечивать наличие необходимой документации (договоры, счета, акты и т.д.)

 

ü  Готовить отчеты о расходах, своевременно вносить данные в информационную систему JDE. Обеспечивать наличие необходимой документации

 

ü  Обеспечивать визовую поддержку совместно с головным офисом для всех сотрудников, направляемых в загранкомандировки

 

ü  Оперативно принимать, направлять адресатам телефонные звонки; информацию, документы, корреспонденцию, поступившую в приемную директора

 

ü  Подготавливать корреспонденцию к отправке, контролирует доставку

 

ü  Координировать встречи директора,  организовывать  локальные мероприятия; обеспечивать транспортировку, прием, размещение гостей в соответствии с их графиками работы и стандартами компании

 

ü  Осуществлять переводы, если необходимо

 

ü  Обеспечивать  работоспособность и комфорт приемной и кабинета директора: исправное состояние вычислительной и организационной техники, средств связи, наличие справочных материалов, чистоты, еды и напитков, др.

 

ü  Контролировать сроки исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов

 

ü  Вести общее делопроизводство: регистрацию всей входящей/исходящей корреспонденции; обеспечение сохранности документов; контроль подготовки дел приемной к сдаче в архив, их предварительную обработку

 

ü  Осуществлять выполнение поручений  директора своевременно и в полном объеме

 

ü  С учетом приоритетности  заданий директора помогать работникам завода

 

ü  Взаимодействовать с коллегами компании в духе взаимопомощи и сотрудничества; соблюдать правила внутреннего распорядка, Политик и Процедур  Компании

 

ü  Эффективно управлять бюджетом, оптимизировать расходы (агентства, покупка билетов, гостиницы, такси, кофе-брейки, обеды, др.)

—           

4. Ключевые показатели эффективности
ü  Про-активный подход к организации    поддержки деятельности директора и других сотрудников завода

ü  Отчеты о расходах в JDE  своевременно и корректно

ü  Разумное расходование ресурсов

5. Взаимодействия

 

 

Внешние провайдеры услуг,  посетители, местное сообщество директора, сотрудники, сотрудники других подразделений компании

 

Требования
Образование и опыт работы

 

Высшее образование (английский язык свободно, французский язык  желательно), опыт работы переводчиком, личным помощником не менее 1 года
Технические знания/навыки:

 

ü  Знания о компании, цели приоритеты

ü  Процесс производства цемента и технологическое оборудование. Причинно-следственные связи

ü  Расположение основных  производственных объектов, мест выполнения операций, организационная структура завода

 

ü  Политику безопасности компании, правила ОТ и ПБ.  Требования по охране окружающей среды. Возможных загрязнения от деятельности завода (основное оборудование) и умение их предотвращать

ü  Координация действий при несчастных случаях и оказание первой помощи  (номера телефонов экстренной связи, место нахождения средств индивидуальной защиты, план эвакуации при пожаре; правила вызова пожарной команды; скорой помощи)

ü  Анализ корневых причин, анализ рисков на базовом уровне

 

ü  Основные показатели работы своего подразделения

ü  Положения и процедуры компании, касающиеся работы своего подразделения и своей работы;

ü  Правила коммуникации о статусе работы, опасных ситуациях, рисках, и т.д

 

ü  Технология делопроизводственных операций;

 

ü  Эксплуатация оргтехники, средств связи, установленных в приемной и в офисе; Причины возникновения неисправностей , меры по их минимизации

 

ü  Нормы служебного этикета;

 

ü  Грамотное владение устным и письменным русским языком,  четкая дикция

 

Иностранные языки

 

 Английский язык – свободный
Навыки работы на компьютере

 

Рабочие навыки работы в  Microsoft office, включая Word, Excel, PowerPoint

 

Личностные навыки:

 

ü  Коммуникабельность, позитивный настрой, внимательность;

ü  Организованность, умение быстро переключаться, работать в напряженном режиме;

ü  Исполнительность; аккуратность, пунктуальность

ü  Сдержанность и скромность

ü  Командность;

ü  Честность;

ü  Энтузиазм; инициативность

 

Особые требования

 

ü  Хорошие манеры, ухоженный вид;

ü  Умение работать в быстро меняющейся среде;

ü  Умение создать уют;

 

 

Утверждено Подпись ФИО Дата
Руководитель подразделения  
Директор по персоналу  

 

С инструкцией ознакомлен:

 

 

________________________/______________________   «____»___________ ________ г.   (подпись сотрудника)                                       (ФИО)

 

Я подтверждаю, что, занимая данную позицию, я  отвечаю за несоблюдение или некачественное выполнение обязанностей, за неиспользование предоставленных мне прав в соответствии с существующим законодательством, трудовым договором,  правилами внутреннего трудового распорядка и данной должностной инструкцией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Личный помощник — ПРОФИЛЬ КАНДИДАТА
УРОВЕНЬ 0- не требуется; 1 – базовый; 2- средний; 3-  целевой (хорошо); 4 – продвинутый Подбор После обучения
Образование и опыт работы

 

Высшее образование (английский язык свободно, французский язык  желательно), опыт работы переводчиком, личным помощником не менее 1 года
 Профессиональные  знания, умения и навыки Знания о компании, цели приоритеты компании и сферы ее деятельности приоритеты компании на глобальном уровне. Ограничения и требования других отделов.
Личные убеждения — Политика безопасности компании, правила ОТ и ПБ.  Требования по охране окружающей среды.
Расположение основных  производственных объектов, мест выполнения операций, организационная структура завода
Координация действий при несчастных случаях и оказание первой помощи
Основные правила безопасности при проведении технического обслуживания и ремонтных работ Анализ корневых причин, анализ рисков
Знания технологического процесса производства цемента, технологическое оборудование
Основные показатели работы своего подразделения

Положения и процедуры компании, касающиеся работы своего подразделения и своей работы

Правила коммуникации о статусе работы, опасных ситуациях, рисках, и т.д
Технология делопроизводственных операций;
Эксплуатация оргтехники, средств связи, установленных в приемной и в офисе; Причины возникновения неисправностей , меры по их минимизации
Грамотное владение устным и письменным русским языком,  четкая дикция

Хорошие манеры

Управление финансами для нефинансистов (доходность инвестиций, EVA, смета, бюджетирование)
Хорошая память
Любовь к порядку, умение создать уют
Честность, позитивность, открытость
Ориентированность на качественный результат: стремление выполнить задание в соответствие со стандартами,  не теряет из виду цель, устанавливает для себя норму  и старается превзойти ее, практичность.
Поиск информации, анализ, выводы и принятие решений:  имеет налаженные методы получения информации, привычка регулярно знакомиться с информацией. Системно выделяет и обобщает части проблемы. Проводит системные сравнения, выявляет причинно-следственные связи. Предоставляет информацию для принятия решений в структурированном понятном виде
Приспособляемость и гибкость: умеет эффективно налаживать и поддерживать и  управлять контактами с  разными группами. Находит выигрышные решения для заинтересованных сторон. Эмоциональная устойчивость умение работать в напряженном /многозадачном режиме; переключаемость; сохранение спокойствия и уверенности
Язык Английский язык – intermediate
Компьютер Рабочие навыки работы в  Microsoft office, включая Word,  Excel, PowerPoint
 

 

 

 

0.5