Поиск по ключевым словам:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ  ОФИС МЕНЕДЖЕРА

Скачать Скачано: 66

УТВЕРЖДАЮ

 

___________________________________                   (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, пред-                 ________________________

приятия и т.п., его организационно-              (директор или иное долж-

правовая форма)                                   ностное лицо, уполномо-

ченное утверждать долж-

ностную инструкцию)

 

»  » ____________ 20__г.

 

м.п.

 

 

 

Должностная инструкция

офис-менеджера

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

 

»  » ____________ 20__г.        N__________

 

 

 

 

 

Настоящая должностная  инструкция  разработана   и   утверждена   на

основании _______________________________________________________________

(устава, положения, приказа о структуре предприятия и т.п.)

в соответствии  с  Трудовым  кодексом  РФ,  иными  нормативными   актами,

Российской Федерации, регулирующими трудовые отношения.

 

 

1. Общие положения

 

1.1. Офис-менеджер  относится  к категории специалистов предприятия,

подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.2. На  должность  офис-менеджера назначается лицо,  имеющее высшее

профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы,

или среднее  профессиональное  образование и стаж работы не менее 2-х лет

по специальности    или    по    смежным    специальностям    (секретарь,

делопроизводитель, инспектор, референт и т.п.).

1.3. Назначение на должность  и  освобождение  от  нее  производится

приказом генерального  директора  по представлению руководителя службы по

работе с персоналом.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством РФ;

— Уставом предприятия;

— Положением о функциональных службах предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;

— нормативно-методическими материалами;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен знать:

— структуру организации, направления ее деятельности, распределение

обязанностей между  заместителями  руководителя,  функции  и  направления

деятельности структурных     подразделений     предприятия,      основные

организации-партнеры и их руководителей;

— организацию делопроизводства, схемы документооборота;

— порядок  прохождения  и порядок контроля за прохождением служебных

документов;

— государственные    стандарты    по    оформлению   управленческих,

организационно-распорядительных документов;

— инструкцию   по  делопроизводству,  систему  первичного  кадрового

учета;

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

— деловой этикет,  правила делового общения, служебную субординацию,

правила ведения телефонных переговоров;

— правила    и    нормы    охраны    труда,  техники   безопасности,

производственной санитарии и противопожарной защиты;

— _________________________________________________________________.

1.6. Офис-менеджер должен уметь:

— составлять  деловые  письма,  проекты  приказов,  распорядительных

документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;

— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

— вести деловые переговоры;

— пользоваться   средствами    связи,    возможностями    интернета,

организационной, множительной техникой;

— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;

1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает _______________

или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

 

 

2. Основные обязанности

 

2.1. Ежедневно  в  установленные  сроки  получает  и   просматривает

документы, проводит  их  регистрацию,  направляет исполнителям;  выбирает

документы, требующие  немедленного  рассмотрения,   докладывает   о   них

генеральному директору, представляя проекты резолюций.

2.2. Ведет  оперативный  учет  прохождения  документов  и  ежедневно

контролирует сроки  исполнения документов и устных поручений генерального

директора руководителями структурных подразделений.

2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов,

обеспечивает согласование  проектов   с   руководителями   подразделений;

готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.

2.4. Осуществляет и  контролирует  документооборот  между  офисом  и

подразделениями. По   поручению   генерального   директора   осуществляет

документооборот между  предприятием  (офисом)  и  другими  организациями,

органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т.п.).

При возникновении  вопросов,  требующих   решения,   незамедлительно

сообщает генеральному директору.

2.5. Ведет делопроизводство,  обеспечивает сохранность документации,

формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.

2.6. Производит регистрацию и ведет  учет  договоров.  По  поручению

генерального директора готовит справки по исполнению договоров.

2.7. В  отсутствие  менеджеров  ведет  прием  клиентов  в  офисе   с

последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

2.8. Ведет   учет,   выписывает   доверенности,   принимает   отчеты

доверенных лиц.

2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников  офиса

или лиц,     определенных     распоряжением    руководителя,    оформляет

командировочные документы.

2.10. По  поручению  генерального  директора  ведет  кадровый  учет,

оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

2.11. Участвует  в  совещаниях,  созываемых  генеральным директором,

организует их техническое обслуживание.

2.12. Обеспечивает рассылку,  ознакомление, учет и хранение приказов

и распоряжений.

2.13. Своевременно  пополняет  необходимые офису запасы канцелярских

принадлежностей и расходных материалов.

2.14. Выполняет    отдельные    (разовые)   поручения   генерального

директора, связанные с деятельностью фирмы.

2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:

— сохранять конфиденциальность информации;

— своевременно выполнять распоряжения руководства;

— соблюдать правила и сроки подготовки документов;

— обеспечивать сохранность документов;

— соблюдать   правила   и   нормы   делового   общения,    служебную

субординацию, придерживаться   корректного   и   доброжелательного  стиля

общения с коллегами и клиентами.

 

 

3. Права

 

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Обращаться   к   руководителям   подразделений  предприятия  за

информацией по подготовке, исполнению документов.

3.2. Требовать   от  исполнителей  доработки  документов,  если  они

подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.

3.3. Самостоятельно  решать вопросы,  связанные с незапланированными

посещениями клиентов,  партнеров,  иных  посетителей  офиса,  телефонными

звонками.

3.4. Вносить    предложения,     направленные     на     оптимизацию

документооборота и делопроизводства.

3.5. Требовать  соблюдения  своих  трудовых  прав  и   обязанностей,

установленных трудовым договором и законодательством РФ.

 

 

4. Ответственность

 

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:

4.1. Нарушение  действующего  законодательства  РФ  при   подготовке

документов.

4.2. Сохранение конфиденциальности информации.

4.3. Неиспользование   предоставленных   прав,  нарушение  служебной

субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

4.4. Нарушение   правил   трудового   распорядка,   производственной

дисциплины.

4.5. Необеспечение  сохранности  документов и вверенных материальных

ценностей.

4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование

коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция   может  быть  изменена,  дополнена  приказом

генерального директора.

 

С инструкцией ознакомлен:

 

___________________ /_________________/

 

»  » ________________ 200__г.

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОФИС МЕНЕДЖЕРА

Скачать Скачано: 27

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)

» » ____________ 20__г.

м.п.

Должностная инструкция
офис-менеджера
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)

» » ____________ 20__г. N__________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании _______________________________________________________________
(устава, положения, приказа о структуре предприятия и т.п.)
в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными нормативными актами,
Российской Федерации, регулирующими трудовые отношения.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия,
подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее
профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы,
или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет
по специальности или по смежным специальностям (секретарь,
делопроизводитель, инспектор, референт и т.п.).
1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится
приказом генерального директора по представлению руководителя службы по
работе с персоналом.
1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:
— действующим законодательством РФ;
— Уставом предприятия;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами;
— настоящей должностной инструкцией.
1.5. Офис-менеджер должен знать:
— структуру организации, направления ее деятельности, распределение
обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления
деятельности структурных подразделений предприятия, основные
организации-партнеры и их руководителей;
— организацию делопроизводства, схемы документооборота;
— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных
документов;
— государственные стандарты по оформлению управленческих,
организационно-распорядительных документов;
— инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового
учета;
— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
— деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию,
правила ведения телефонных переговоров;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
— _________________________________________________________________.
1.6. Офис-менеджер должен уметь:
— составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных
документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;
— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
— вести деловые переговоры;
— пользоваться средствами связи, возможностями интернета,
организационной, множительной техникой;
— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;
1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает _______________
или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Основные обязанности

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает
документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает
документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них
генеральному директору, представляя проекты резолюций.
2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно
контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального
директора руководителями структурных подразделений.
2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов,
обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений;
готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.
2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и
подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет
документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями,
органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т.п.).
При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно
сообщает генеральному директору.
2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации,
формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.
2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению
генерального директора готовит справки по исполнению договоров.
2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с
последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.
2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты
доверенных лиц.
2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса
или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет
командировочные документы.
2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет,
оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.
2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором,
организует их техническое обслуживание.
2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов
и распоряжений.
2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских
принадлежностей и расходных материалов.
2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального
директора, связанные с деятельностью фирмы.
2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:
— сохранять конфиденциальность информации;
— своевременно выполнять распоряжения руководства;
— соблюдать правила и сроки подготовки документов;
— обеспечивать сохранность документов;
— соблюдать правила и нормы делового общения, служебную
субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля
общения с коллегами и клиентами.

3. Права

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за
информацией по подготовке, исполнению документов.
3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они
подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.
3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными
посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными
звонками.
3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию
документооборота и делопроизводства.
3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей,
установленных трудовым договором и законодательством РФ.

4. Ответственность

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:
4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке
документов.
4.2. Сохранение конфиденциальности информации.
4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной
субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.
4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной
дисциплины.
4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных
ценностей.
4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование
коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом
генерального директора.

С инструкцией ознакомлен:

___________________ /_________________/

» » ________________ 200__г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ  ОФИС МЕНЕДЖЕРА

Скачать Скачано: 20

Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

5 новых технологий для проведения собеседования, на которые стоит обратить внимание

5 новых технологий для проведения собеседования, на которые стоит обратить внимание

Традиционные собеседования, то есть разговоры с кандидатами об их навыках и опыте, долгое время считались отраслевым стандартом. Существует немало способов и форм проведения собеседования — например, индивидуальные и групповые, структурированные и...
15 причин, по которым не откликаются соискатели

15 причин, по которым не откликаются соискатели

Почему без откликов не подобрать персонал? Подобрать и нанять персонал нелегко. Подобрать — привлечь достаточное количество соискателей, чтобы выбрать из них тех, кто соответствует требованиям работодателя. Если компания не получает достаточное количество откликов на...
3 причины почему главный рекрутер LinkedIn никогда не проводит собеседования в комнате для переговоров

3 причины почему главный рекрутер LinkedIn никогда не проводит собеседования в комнате для переговоров

Есть ли разница между собеседованием и допросом? Если и есть, то она невелика. Оба мероприятия выматывают нервы и проходят в душных комнатах, а человек, который отвечает на вопросы, вынужден играть по чужим правилам. Так может, настало время это изменить? Конечно, эта...
Когда ваш электронный почтовый адрес — причины отказа в работе

Когда ваш электронный почтовый адрес — причины отказа в работе

Мир кадровиков наполнен множеством веселых и интересных историй, фактов и статистики: от неожиданных фактов и цифр поиска работы, веселых ошибок в резюме — до шокирующих историй собеседований — каждый менеджер по персоналу хотя бы раз сталкивался с этим....
SHL уже не тот: альтернативные способы отбора кандидатов

SHL уже не тот: альтернативные способы отбора кандидатов

6 кейсов от компаний, которые реально работают над брендом работодателя. На всех этапах отбора. Очень редка эта любовь с первого резюме. Пытаясь проверить свои чувства рекрутеры и HR’ы дают сложные задачи, присылают тестовые задания, а иногда просто долго тянут не в...
Дефицит специалистов в России достигнет 2,8 млн человек к 2030 году

Дефицит специалистов в России достигнет 2,8 млн человек к 2030 году

Кадровый кризис, который грозит мировой экономике, приведет к масштабному дефициту специалистов в России, выяснили эксперты Korn Ferry Hay Group. По их данным, из-за нехватки кадров российский бизнес недосчитается почти $300 млрд На мировом рынке труда в ближайшем...
Бывшие стажеры Google и Apple говорят, что одно это слово может всерьез повредить вашей убедительности

Бывшие стажеры Google и Apple говорят, что одно это слово может всерьез повредить вашей убедительности

Бывшая сотрудница Apple и Google, предприниматель, онлайн-авторитет Эллен Линс воспользовалась своим 35-летним опытом для работы в качестве технического стратега и советника. Она выступает и пишет об инновациях и разнообразии в технике, этике и осознанности. Несколько...
«Всё, увольняйся»: руководители назвали три причины для увольнения сотрудников

«Всё, увольняйся»: руководители назвали три причины для увольнения сотрудников

Увольнение может быть неожиданным и беспричинным. Но всё-таки многие руководители стараются не расставаться с сотрудником без видимых причин. Хотя бы потому, что на поиск нового уйдет больше времени и сил, чем на конструктивный разговор с нынешним. Зарплата.ру...
Основатель Superjob объяснил, почему молодежь будущего никогда не найдет работу

Основатель Superjob объяснил, почему молодежь будущего никогда не найдет работу

Активная информатизация и роботизация серьезно перевернут рынок труда уже через 10—15 лет. Очевидные перемены станут реальностью через пять лет, а к кому-то безработица постучится уже завтра. Скоро в вузах начнется очередная волна поступления, и миллионы вчерашних...
10 профессий, которые не существовали 10 лет назад

10 профессий, которые не существовали 10 лет назад

В далёком 2006 году Фейсбук был на стадии зародыша, и айфонов ни у кого не было. Десять лет спустя мир преобразился, как преобразилась рабочая среда и рабочее пространство. Сейчас появляются профессии, о которых мы 10 лет назад не могли услышать. Одно исследование...
0.5