РУКОВОДСТВО ПО АДАПТАЦИИ НОВЫХ СОТРУДНИКОВ

Скачать Скачано: 0

Эффективная программа адаптации гарантирует скорейшее введение новых сотрудников в курс дела, оказание им содействия в том, чтобы они почувствовали себя частью команды и начали вносить свой вклад в решение производственных задач. Товарищи играют важнейшую роль в достижении этих целей. Как показывают исследования, удержание персонала и повышение эффективности его работы зависит скорее от решения социальных вопросов, чем от уровня заработной платы вознаграждений.

В случае, если Товарищи делают все, чтобы новые сотрудники чувствовали поддержку и ощущали себя частью команды, Новые сотрудники скорее всего добьются успеха и закрепятся в компании надолго.

Как Товарищ, вы должны сыграть важную роль в оказании помощи новым членам команды во вхождении в роль; вы должны оказывать поддержку и по-дружески объяснять  правила игры в компании.

Для того, чтобы быть уверенными, что всем новым сотрудникам организации оказывается радушный прием, мы разработали обязательную Программу адаптации для всех новых сотрудников.

Контрольный листок товарищеской взаимопомощи

Обязательно обеспечьте выполнение следующих действий в отношении Новых сотрудников. Согласуйте с вашим местным Советником по кадровым вопросам (HR Adviser) любые дополнительные действия, которые могут потребоваться на вашем конкретном участке.

Роль и сфера ответственности Товарища – обеспечить Новому сотруднику поддержку и

Получите у Линейного менеджера (Line Manager) подтверждение, что вы назначены

Официальным запуском процесса Адаптации следует считать момент, когда Координатор  подтверждает, что все предшествующие найму проверки завершены и Новый сотрудник может приступить к работе. После этого Координатор уведомляет Нового сотрудника, Линейного менеджера, Кадровую службу и других заинтересованных лиц о запуске процесса  адаптации.

Задача: Предупредить Линейного менеджера и всех заинтересованных лиц о скором появлении Нового сотрудника с тем, чтобы они могли начать готовиться к его приему.

Сроки: Предпочтительно завершить как можно быстрее после согласия Нового сотрудника на предложение о работе, но не позднее, чем за 10 дней до даты прихода Нового сотрудника.

·         Получить письмо/электронное сообщение о начале процесса адаптации от Советника по кадровым вопросам.

·         Подготовиться к выполнению вашей роли, ознакомившись с Руководством для Товарищей

·         Изучить Рекомендуемый План действий для первого дня

Линейный менеджер направляет два приветственных сообщения Новому сотруднику.  Линейный менеджер делает телефонный звонок когда кандидат принимает предложение о найме. Второе сообщение представляет собой персонифицированное приветственное электронное сообщение или звонок, направляемые накануне первого дня работы Нового сотрудника.

Задача: Очень важно, чтобы Новый сотрудник почувствовал, что ему рады. Этот шаг гарантирует, что Новый сотрудник получает радушный прием и начальную информацию.

Сроки: Этот этап должен быть завершен накануне даты начала работы Нового сотрудника, если это не противоречит местному законодательству.

·         Оказать содействие Линейному менеджеру в организации первого рабочего дня Нового сотрудника.

·         Подготовиться к выполнению роли Товарища

·         Подтвердить вашу роль и ожидания у Линейного менеджера

·         Обсудить с Линейными менеджерами вопросы, которые они хотели бы видеть подготовленными и выполненными вами в первую неделю.

Первый день Нового сотрудника.

·         Убедитесь, что имеется необходимая информация об организации (например, блок-схема организации)

В случае поручения от Линейного менеджера, оказать содействие и принять участие в обеспечении следующего:

·         Мобильного телефона, именной таблички, канцелярских принадлежностей

·         Включения в систему IT

·         Справочного номера

·         Корпоративной кредитной карточки

·         Доступа к операционным приложениям

·         Уведомление экспедиции

·         Установки телефона/системы голосовых сообщений

·         Включения имени Нового сотрудника в рассылочный списки

·         Доступа к открытой базе данных департамента

·         Доступа к факультативному программному обеспечению

·         Актуализировать информацию о департаменте (например, организационную схему, графики отпусков и смен).

Первый день начинается с сердечного приветствия и Базовой адаптационной сессии, выполняемыми Уполномоченным по организации первого дня, заранее назначенным Кадровой службой.

Задача: гарантировать, что все, необходимое для начала работы Нового сотрудника, подготовлено вовремя и он может приступать к выполнению своих обязанностей.

Сроки: Следует завершить этап в Первый день.

После завершения Базовой адаптационной сессии Новый сотрудник сообщает в департамент о совместных действиях с Линейным менеджером, который помогает Новому сотруднику в изучении информации о предприятии, департаменте, его/её роли в оказании содействия Новому  сотруднику. Также Линейный менеджер поможет Новому сотруднику изучить  Контрольный листок Нового сотрудника, Индивидуальную программу адаптации Нового сотрудника, и приступит к реализации плана выполнения программы..

Сроки: Следует завершить этап в Первый день.

·         Встретить Нового сотрудника и помочь Линейному менеджеру в адаптации Нового сотрудника в департаменте.

·         Ознакомить Нового сотрудника с производственными условиями, включая рабочее место или стол

·                         Сообщить номера телефона/факса –  коды короткого набора, голосовой почты

·         Объяснить расположение объектов инфраструктуры

·         Ознакомить с компьютерным оборудованием

·         Ознакомить с системами электронного выставления/подтверждения счетов

·         Оказать помощь в ознакомлении с другими видами деятельности по просьбе Линейного менеджера

·         Оказать Линейному менеджеру содействие в разъяснении адаптационного процесса Новому сотруднику. При получении указаний Линейного менеджера, помочь в организации следующего:

·         Выдача ключей от офиса и т. п.

·         Ознакомление Нового сотрудника с финансовыми системами

·         Адаптация к работе с компьютерными системами , включая подключение, доступ к электронной почте

·         Объяснить схему пользования номерами службы технической поддержки

·         Объяснить правила пользования системой «Кадровая служба»

·         Инструкции по кадровым процессам

·         Дать советы по применению платежных ведомостей в режиме онлайн, рабочих графиков и соблюдению норм и правил

·         Проконсультировать по применению схем Индивидуальной самопомощи

·         Объяснить правила информирования в случаях невыхода на работу: больничный, отпуск, командировка и т. п.

·         Объяснить Новому сотруднику правила возмещения расходов

·         Объяснить правила командирования и заказа билетов , как планировать командировки, подача заявлений на командировку

Задача: Очень важно, чтобы Новый сотрудник знал тех лиц в организации, с кем ему необходимо контактировать в первую очередь. В рамках этого шага гарантируется, что Новый сотрудник получит возможность встретиться с основными заинтересованными лицами и узнать о их работе. Как минимум, в число членов сети таких лиц должны войти Линейный менеджер, коллегии.  В идеальном случае создание такой сети должно начаться в Первый день или вскоре после него. Ключевой контактной фигурой для Нового сотрудника должен быть представитель Кадровой службы.  HR менеджер обязан в обязательном порядке установить контакт с Новым сотрудником в первую неделю.

Сроки: В идеальном случае следует начать выполнение этапа в Первый день. Следует завершить этап в течение месяца с даты начала.

·         Помочь Новому сотруднику встретиться с основными заинтересованными лицами

·         Организовать мероприятие в рамках которого Новый сотрудник мог бы встретиться со всеми членами команды

·         Помочь включиться в местную жизнь, принять участие в адаптационных мероприятиях, вступить в социальные сети сотрудников

·         Способствовать вступлению в  клуб начинающих карьеру профессионалов

·         Представить Нового сотрудника другим новым сотрудникам

·         Пригласить Нового сотрудника на обед

Задача: Обязательная подготовка отражает основные стандарты деятельности компании. На этом этапе необходимо гарантировать, что базовая подготовка четко структурирована и может быть завершена без особых сложностей.

Сроки: Следует завершить этап в течение месяца с даты начала.

·         Узнать у Нового сотрудника, не нуждается ли он в помощи для завершения обязательной подготовки.

·         Ознакомить Нового сотрудника с Пакетом льготных предложений для персонала  и политиками компании

Задача: Для того, чтобы добиться успеха, Новый сотрудник должен четко понимать производственные цели и потребность в профессиональном развитии, способном обеспечить их достижение. В рамках данного шага Новый сотрудник и Линейный менеджер обязаны обсудить и согласовать эти вопросы.

Сроки: Следует завершить этап в течение двух-трех месяцев с даты начала работы Нового сотрудника.

Оказать содействие Новому сотруднику в постановке задач, проведении Оценки индивидуальных показателей деятельности  и составлении Индивидуального плана профессионального развития .

Задача: Через семь месяцев после начала работы Новому сотруднику направляется конфиденциальный Опросный лист по адаптации . Для организации весьма важно получить информацию о том, как проходит адаптация. Такая информация получается в ходе непрерывного диалога между Новым сотрудником и Линейным менеджером. В рамках данного шага организация получает информацию о том, как идут дела в целом.

Сроки: Следует завершить этап в седьмой месяц с даты его начала.

Настоятельно рекомендуйте Новому сотруднику заполнить опросный лист по адаптации.

Задача: Важно анализировать достижения на фоне поставленных задач и планов профессионального развития, чтобы получать непрерывный поток информации по каналам обратной связи. На этом этапе гарантируется реализация именно такого подхода.

Сроки: Следует завершить этап в период между шестым и девятым месяцем с даты начала.

·         Анализировать прогресс процесса адаптации – оценить эффективность товарищеской помощи.

·         Консультировать и оказывать поддержку по всем вопросам и помогать решать проблемы.

Задача: Наставничество/менторство рассматривается как важный элемент оказания поддержки Новым сотрудникамM в период их адаптации, поскольку оно открывает для них возможность лучше понять принципы функционирования организации и её культуру. На данном этапе гарантируется предоставление наставнической/менторской помощи.

Сроки: Следует завершить этап в период между шестым и девятым месяцем с даты начала процесса.

Задача: Компаня обеспечивает программы обучения с тем, чтобы помочь Новым сотрудникам интегрироваться в организацию и устроить встречи с другими недавно пришедшими в организацию. Данный этап гарантирует, что Новые сотрудники понимают, что они должны сделать, чтобы участвовать в программах обучения.

Сроки: Сотрудники с высшим образованием  включаются в программу ХХХ (после получения приглашения, рассылаемого в автоматическом режиме по электронной почте) в период между 6 и 24 месяцем с даты начала этапа. Получившие опыт сотрудники должны пройти Семинар по адаптации для получивших опыт сотрудников в период между 6 и 9 месяцем с даты начала процесса .

·         Оказать содействие Новому сотруднику по мере необходимости/по запросу, с прохождением курса и семинара

Курсы для вновь нанятых сотрудников

Задача: Выполнение оценки профессиональных и лидерских компетенций является весьма важным шагом, помогающим подтвердить индивидуальные навыки и потребности в повышении квалификации. На данном этапе необходимо гарантировать, что задача повышения квалификации решена и Новый сотрудник готов к выполнению предназначенной ему роли.

Сроки: Программа должна быть завершена в период между 6 и 24 месяцем с даты начала процесса. Семинар должен быть проведен в период между 9 и 12 месяцем с даты начала процесса.

В период между девятым и двенадцатым месяцем после начла процесса Линейный менеджер и Новый сотрудник проводят детальный анализ имеющихся компетенций, выявляют пробелы  и составляют планы по их устранению.

Задача: Выполнение оценки профессиональных и лидерских компетенций является весьма важным шагом, помогающим подтвердить индивидуальные навыки и определить потребности в повышении квалификации. На данном этапе необходимо гарантировать, что задача повышения квалификации решена и Новый сотрудник готов к выполнению предназначенной ему роли. Кроме того, данный этап знаменует окончание обязательного периода адаптации и предоставляет возможность оценить общую эффективность процесса в ходе диалога между Линейным менеджером и Новым сотрудником.

Сроки: Следует завершить этап в период между девятым и двенадцатым месяцем с даты начала процесса.

ПРИМЕР ПРОГРАММЫ ПЕРВОГО ДНЯ СОТРУДНИКА

Ведущий: Линейный менеджер

Цель: Адаптация к деятельности департамента, выполнению своей роли и бизнес-функциям

* Использовать исключительно в качестве образца. Может изменяться от отдела к отделу.

Программа День 1, 11:00 – 17:00 Приветствия и представление

·         Линейный менеджер встречается с Новым сотрудником. В отсутствие Линейного менеджера Нового сотрудника встречает Уполномоченный или Товарищ

·         Пригласить Нового сотрудника на обед с членами команды

·         Введение в деятельность организации и департамента, объяснение роли

·         Показать Новому сотруднику офис и вручить ключи

Линейный менеджер встречается с Новым сотрудником, чтобы обсудить:

·         Роль Нового сотрудника и её значение для  компании

·         Должностные инструкции Нового сотрудника

·         Ожидаемые результаты работы и цели Нового сотрудника

·         Структуру организации, производственную деятельность и место Нового сотрудника в структуре организации

·         Вопросов ОТиБ

Инструкции по адаптации

·         Проанализировать Индивидуальную программу адаптации

·         Проанализировать потребности в обучении

·         Поставить цели для успешного завершения программы

·         Определить сроки проведения оценок успехов с Новым сотрудником

·         Обсудить программы для первой и второй недели адаптации

Встреча с командой

·         Провести встречу для знакомства с коллегами

·         Провести встречи для знакомства с членами команды на протяжении дня.

0.5