ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА ПО КАДРОВОМУ АДМИНИСТРИРОВАНИЮ

Скачать Скачано: 82
Должностная инструкция
Позиция Специалист по кадровому администрированию Дата
Функция Работа с персоналом
Подразделение Отдел по работе с персоналом Бизнес-Единица
Центр затрат Грейд
Цели и задачи
 Осуществлять своевременно  иКомпании эффективно кадровый учет и расчет компенсаций и льгот сотрудникам, в соответствии с юридическими, бухгалтерскими, налоговыми и социальными требованиями и следуя внутренним правилам и процедурам (процедуры управления персоналом, Стандарты и процедуры внутреннего контроля и т.д.)
Организационное подчинение
Прямое подчинение Директор по персоналу
Функциональное подчинение Менеджер по учету персонала
Подчиненные позиции нет
Ключевая ответственность и задачи
I – Подготовка завода к функционированию (ОР- Operation Preparation)

 Следовать правилам местного законодательства и Компании по безопасности, показывать пример сотрудникам
 Подготовить все системы по приему и учету персонала и расчета заработной платы к бесперебойному функционированию . наладить взаимодействие с коллегами в БЕ
 Участвовать в проведении тренингов для обеспечения необходимых навыков и знаний у сотрудников завода
II – Начиная с первого года работы завода
 Ведение учет личного состава завода, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации
 Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами Генерального директора, а также другой установленной документации по кадрам;
 Формировать и вести личные дела работников, трудовые книжки, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;
 Осуществлять расчет заработной платы и отчетности по зарплатным налогам. Предоставлять необходимую для расчета задаботной платы информацию в БЕ
 Своевременно заносить все необходимые данные в кадровую систему
 Заполнять периодическую платежную ведомость, вводить в систему данные по расчету зарплаты, по индивидуальной информации и периодическим событиям (переменные элементы Платежной ведомости) и контрольным выпискам из платежной ведомости.
 Обеспечивать своевременность выплаты зарплата, и обеспечивать точность выплачиваемых сумм (периодические выплаты и любые конкретные компенсационные элементы, такие как участие в прибыли, бонус за работу за год, премии, и т.д.).
 Использовать регулярное необходимое техническое обслуживание данных о персонале (индивидуальные файлы, Информационная система управления персоналом, и т.д.).
 Согласовывать трудовые договоры и готовить любые необходимые юридические документы и другие административные документы.
 Предоставлять членам команды отдела персонала точную и обновленную информацию по правовым и социальным изменениям (профессиональный пресс-релиз).
 Вести архив по управлению персоналом и расчету зарплаты на долговременной основе для того, чтобы вести документы в соответствии с законом и соответствующими внутренними процедурами.
 Гарантировать наличие журналов операций с платежной ведомостью (пособие, удержания, табель отработанного времени, и т.д.); обеспечить, чтобы должным образом ведущийся, точный журнал доставлялся вовремя для считывания в Главную бухгалтерскую книгу.
 В случае ведения платежной ведомости субподрядчиком, обеспечить учет задержек и точность информации, передаваемой и получаемой от внешней компании.
 Обеспечить обучение пользователей системы расчета зарплаты.
 Обеспечить связь потребностей развития системы расчета зарплаты и надзор за конкретными усовершенствованиями, проводимыми специалистами (внутренние или внешние ресурсы).
 Способствовать созданию интерфейсов между местной системой расчета зарплаты и информационной системой по персоналу компании Компании.
 Отвечать на вопросы сотрудников, относящиеся к трудовым отношениям, особенно для новых наемных работников и людей, которые недавно поступили на предприятие, для того, чтобы упростить введение их в курс дела.
 Совместно с другими сотрудниками службы персонала ( тренинг менеджер, специалист по коммуникации, др) составлять/участвовать в составлении соответствующих соглашений и договоров для новых наемных работников, принимая во внимание правовые аспекты, обоснованность платежной ведомости, внутренние процедуры и политику вознаграждений компании Компании.
 Участвовать в управлении при сложных индивидуальных ситуациях, создании и реализации инновационных решений для того, чтобы дать ответ на индивидуальные запросы.
 Поддерживать линейных менеджеров по вопросам расчета зарплаты и управления персоналом.
 Развивать ориентированную на клиента психологию делового партнера для того, чтобы внести вклад в положительный социальный климат.

 Взаимодействовать с пенсионным фондом, фондом социального страхования и налоговой инспекцией по вопросам, связанным с отчетностью по заработной плате и персонифицированным учетом;
 Консультировать работников Общества по трудовому законодательству.
 Предоставлять линейным менеджерам помощь, необходимую для эффективного управления коллективом и организацией

 Продвигать ценности и культуру Компании на заводе. Продвигать политику ОТ и ТБ на заводе

 Использовать лучшие практики Компании, делиться опытом, участвовать в проектах завода и БЕ

 Поддерживать имидж компании во внешних коммуникациях с контролирующими органами
Ключевые показатели эффективности
 Соблюдение кадровой политики, процедур и правил Компании: Соблюдение трудового законодательства и права (жалобы, сроки рассмотрения, замечания трудовой инспекции)


Взаимодействия
Служба по работе с персоналом, сотрудники завода, внешние контролирующие органы
Требования
Образование и опыт работы
Высшее законченное образование (управление персоналом, экономика, юриспруденция, психология); Опыт работы по управлению персоналом (рекрутменту, оценке, развитию, кадровому администрированию, расчету заработной платы, внутренним коммуникациям) на промышленном предприятии/желательно в аналогичной сфере/желательно в международной компании — не менее 2 лет

Общие/ технические знания/
навыки
 Знания о компании, цели приоритеты
 Процесс производства цемента и технологическое оборудование. Причинно-следственные связи
 Расположение основных производственных объектов, мест выполнения операций, организационная структура завода

 Политику безопасности компании, правила ОТ и ПБ. Требования по охране окружающей среды. Возможных загрязнения от деятельности завода (основное оборудование) и умение их предотвращать

 Координация действий при несчастных случаях и оказание первой помощи (номера телефонов экстренной связи, место нахождения средств индивидуальной защиты, план эвакуации при пожаре; правила вызова пожарной команды; скорой помощи)

 Анализ корневых причин, анализ рисков

 Положения и процедуры компании, касающиеся работы своего подразделения и своей работы
 Основные показатели работы своего подразделения
 Правила коммуникации о статусе работы, опасных ситуациях, рисках, и т.д

 Трудовое законодательство
 Кадровое делопроизводство
 Кадровая система БОСС Кадровик,
Иностранные языки
нет
Навыки работы на компьютере
Рабочие навыки работы в Microsoft office, включая Word, Excel, PowerPoint

Личностные навыки
 Понимание других/ внимательность
 Приспособляемость и гибкость
 Предвидение/ инициативность
 Способность влиять на людей и убеждать
 Организованность
 Практичность
Особые требования На первом этапе подготовить персонал и завод к запуску означает высокий уровень стандартов по качеству рекрутмента и обучения. 90% персонала из внешних источников, интегрирование в Компании в соответствии со стандартами, обучение на рабочих местах. Подготовка менеджеров к роли коучей и наставников. Использовать всевозможные ресурсы Компании и местных консультантов для достижения целей.

Утверждено Подпись ФИО Дата
Руководитель подразделения
Директор по персоналу
С инструкцией ознакомлен:
________________________/______________________ «____»___________ ________ г. (подпись сотрудника) (ФИО)
Я подтверждаю, что, занимая данную позицию, я отвечаю за несоблюдение или некачественное выполнение обязанностей, за неиспользование предоставленных мне прав в соответствии с существующим законодательством, трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка и данной должностной инструкцией.
Личный помощник — ПРОФИЛЬ КАНДИДАТА
УРОВЕНЬ 0- не требуется; 1 – базовый; 2- средний; 3- целевой (хорошо); 4 – продвинутый Подбор После обучения
Образование и опыт работы
Высшее образование (английский язык свободно, французский язык желательно), опыт работы переводчиком, личным помощником не менее 1 года
Профессиональные знания, умения и навыки Знания о компании, цели приоритеты компании и сферы ее деятельности приоритеты компании на глобальном уровне. Ограничения и требования других отделов.
Личные убеждения — Политика безопасности компании, правила ОТ и ПБ. Требования по охране окружающей среды.
Расположение основных производственных объектов, мест выполнения операций, организационная структура завода
Координация действий при несчастных случаях и оказание первой помощи
Основные правила безопасности при проведении технического обслуживания и ремонтных работ Анализ корневых причин, анализ рисков
Знания технологического процесса производства цемента, технологическое оборудование
Основные показатели работы своего подразделения
Положения и процедуры компании, касающиеся работы своего подразделения и своей работы
Правила коммуникации о статусе работы, опасных ситуациях, рисках, и т.д
Технология делопроизводственных операций;
Эксплуатация оргтехники, средств связи, установленных в приемной и в офисе; Причины возникновения неисправностей , меры по их минимизации
Грамотное владение устным и письменным русским языком, четкая дикция
Хорошие манеры
Управление финансами для нефинансистов (доходность инвестиций, EVA, смета, бюджетирование)
Хорошая память
Любовь к порядку, умение создать уют
Честность, позитивность, открытость
Ориентированность на качественный результат: стремление выполнить задание в соответствие со стандартами, не теряет из виду цель, устанавливает для себя норму и старается превзойти ее, практичность.
Поиск информации, анализ, выводы и принятие решений: имеет налаженные методы получения информации, привычка регулярно знакомиться с информацией. Системно выделяет и обобщает части проблемы. Проводит системные сравнения, выявляет причинно-следственные связи. Предоставляет информацию для принятия решений в структурированном понятном виде
Приспособляемость и гибкость: умеет эффективно налаживать и поддерживать и управлять контактами с разными группами. Находит выигрышные решения для заинтересованных сторон. Эмоциональная устойчивость умение работать в напряженном /многозадачном режиме; переключаемость; сохранение спокойствия и уверенности
Язык Английский язык – intermediate
Компьютер Рабочие навыки работы в Microsoft office, включая Word, Excel, PowerPoint

Эмоциональный интеллект: учимся общаться с невыносимыми людьми

Эмоциональный интеллект: учимся общаться с невыносимыми людьми

Томас Чаморро-Премузик За 25 лет с тех пор, как впервые появился термин «эмоциональный интеллект» (EQ), тысячи независимых исследований показали, как важно управлять своими и чужими эмоциями: без этого и карьеру не сделаешь, и задание не выполнишь, а быть успешным...
Google разрешила сотрудникам работать удалённо до лета 2021 года

Google разрешила сотрудникам работать удалённо до лета 2021 года

Компания Google продлила удалённый режим работы до лета 2021 года, рассказали The Wall Street Journal источники, знакомые с ситуацией. По их словам, решение коснётся почти 200 тыс. сотрудников и подрядчиков. Глава Google Сундар Пичаи отложил возвращение сотрудников в...
20 советов коммуникаторам во время кризиса  (на примере Covid-19)

20 советов коммуникаторам во время кризиса (на примере Covid-19)

Мария Реутская Недавно мы все пережили невероятно сложный период пандемии COVID-19, который затронул всех без исключения. Каждая страна, каждая компания и семья так или иначе испытали на себе пагубные последствия кризиса здравоохранения мирового значения. Кризис...
Пора на работу: как должны измениться подходы к HR в 2020 году

Пора на работу: как должны измениться подходы к HR в 2020 году

Вера Соломатина Режим самоизоляции подошел к концу. Многие российские регионы ослабляют требования по его соблюдению, о постепенном возвращении к нормальной жизни говорит и руководство страны. Пройдет не так много времени, и сотрудники множества компаний начнут...
20 ключевых принципов внутренних коммуникаций

20 ключевых принципов внутренних коммуникаций

Мария Реутская Вы чувствуете, что ваши сообщения словно попадают в черную дыру? Значит, вы не одиноки. Слишком многие организации считают, что если сообщения отправлены, то они обязательно дойдут до адресатов. Сотрудники сегодня тонут в информации, которая не...
Мастера недокультуры: почему профессионалы чувствуют себя неудачниками

Мастера недокультуры: почему профессионалы чувствуют себя неудачниками

Ольга Семенова и Роман Кукшинов После коучинговой практики с клиентами из крупных, достаточно благополучных российских компаний, которые, в целом, входят в список «компаний мечты», у нас сформировалось понимание, что дела для сотрудников этих компаний могут быть не...
Не надо красить тонущий корабль. 10 советов хорошему менеджеру

Не надо красить тонущий корабль. 10 советов хорошему менеджеру

Бизнес-консультант, коуч, работающий с такими компаниями, как «Росатом», «Газпром», «Роснефть», Airbus Татьяна Рунге составила топ правил для эффективного управления сотрудниками. Forbes Woman публикует отрывок из ее книги «В главных ролях. Найти себя, превратить...
Синдром Дарта Вейдера или почему мы не увольняем людей

Синдром Дарта Вейдера или почему мы не увольняем людей

Рон Ашкеназ Кратчайший путь к успеху для руководителя — выстроить образцовую команду. Однако большинство управленцев не решаются, едва заступив на новую должность, уволить слабых сотрудников. Сколько-то месяцев спустя, сожалея об упущенных возможностях, они почти...
«​Бизнес сводится к трём понятиям: люди, продукты, прибыль. И люди — на первом месте»: правила Ли Якокки

«​Бизнес сводится к трём понятиям: люди, продукты, прибыль. И люди — на первом месте»: правила Ли Якокки

Подборка ярких высказываний и бизнес-советов бывшего главы Ford и Chrysler. Ли Якокка начал работать в Ford Motor Company в 1946 году в качестве инженера-стажёра, но через несколько месяцев попросил перевести его в отдел продаж и маркетинга, где, по его мнению, мог...
Эффективность на работе: как работать без отвлекающих факторов и уходить домой в час дня?

Эффективность на работе: как работать без отвлекающих факторов и уходить домой в час дня?

Те же задачи, те же зарплаты, но в час дня можно идти домой. Компания работает в таком графике уже полтора года. В конце 2017 года немец Лассе Райнганс (Lasse Rheingans) приобрёл небольшую консалтинговую фирму переименовав её в Rheingans Digital Enabler. Он сразу же...

Новые Видео

Новые Статьи

ПАРТНЕРСКИЕ САЙТЫ

advertisement
0.5