ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЛИЧНОГО ПОМОЩНИКА

Скачать Скачано: 168

Должностная  инструкция

Позиция Личный помощник директора завода Дата
Функция Дивизион
Подразделение Управление Бизнес-Единица
Центр затрат Грейд
Цели и задачи
Обеспечить эффективную административную поддержку  и выполнение поручений  директора завода 

Осуществлять поддержку для других менеджеров и сотрудников завода с учетом приоритетности  заданий

 

Организационное подчинение
Прямое подчинение Директор завода
Функциональное подчинение Директор завода
Подчиненные позиции
3.   Ключевая ответственность и задачи
I – Подготовка завода к функционированию (ОР- Operation Preparation)ü  Совместно с административным подразделением головного офиса, менеджерской командой установить базовые рабочие процедуры (отправка почты, образцы документов, транспортировка, отчетность, проведение встреч, др.), приобрести необходимое оборудование;

 

ü  Осуществлять административную поддержку директору завода,  команде, линейным менеджерам в выполнении задач;

II –  Начиная с первого года работы завода

ü  Вести календарь в LN,ежедневно уточнять планы  директора  завода на следующий день; отслеживать расписание, встречи, организацию, включая местоположение, доставку еды, проверять доступность,   организацию всех пропусков

 

ü  Организовывать бизнес поездки, командировки (визы, бронирование билетов, такси, гостиниц)

 

ü  Обеспечивать требуемые услуги через внешних поставщиков, своевременно вносить данные в информационную систему JDE, контролировать оплату; обеспечивать наличие необходимой документации (договоры, счета, акты и т.д.)

ü  Готовить отчеты о расходах, своевременно вносить данные в информационную систему JDE. Обеспечивать наличие необходимой документации

ü  Обеспечивать визовую поддержку совместно с головным офисом для всех сотрудников, направляемых в загранкомандировки

 

ü  Оперативно принимать, направлять адресатам телефонные звонки; информацию, документы, корреспонденцию, поступившую в приемную директора

ü  Подготавливать корреспонденцию к отправке, контролирует доставку

 

ü  Координировать встречи директора,  организовывать  локальные мероприятия; обеспечивать транспортировку, прием, размещение гостей в соответствии с их графиками работы и стандартами компании

 

ü  Осуществлять переводы, если необходимо

 

ü  Обеспечивать  работоспособность и комфорт приемной и кабинета директора: исправное состояние вычислительной и организационной техники, средств связи, наличие справочных материалов, чистоты, еды и напитков, др.

 

ü  Контролировать сроки исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов

 

ü  Вести общее делопроизводство: регистрацию всей входящей/исходящей корреспонденции; обеспечение сохранности документов; контроль подготовки дел приемной к сдаче в архив, их предварительную обработку

 

ü  Осуществлять выполнение поручений  директора своевременно и в полном объеме

 

ü  С учетом приоритетности  заданий директора помогать работникам завода

 

ü  Взаимодействовать с коллегами компании в духе взаимопомощи и сотрудничества; соблюдать правила внутреннего распорядка, Политик и Процедур  Компании

 

ü  Эффективно управлять бюджетом, оптимизировать расходы (агентства, покупка билетов, гостиницы, такси, кофе-брейки, обеды, др.)

—           

4. Ключевые показатели эффективности
ü  Про-активный подход к организации    поддержки деятельности директора и других сотрудников заводаü  Отчеты о расходах в JDE  своевременно и корректно

ü  Разумное расходование ресурсов

5. Взаимодействия  
Внешние провайдеры услуг,  посетители, местное сообщество директора, сотрудники, сотрудники других подразделений компании

 

Требования
Образование и опыт работы  Высшее образование (английский язык свободно, французский язык  желательно), опыт работы переводчиком, личным помощником не менее 1 года
Технические знания/навыки:  ü  Знания о компании, цели приоритетыü  Процесс производства цемента и технологическое оборудование. Причинно-следственные связи

ü  Расположение основных  производственных объектов, мест выполнения операций, организационная структура завода

 

ü  Политику безопасности компании, правила ОТ и ПБ.  Требования по охране окружающей среды. Возможных загрязнения от деятельности завода (основное оборудование) и умение их предотвращать

ü  Координация действий при несчастных случаях и оказание первой помощи  (номера телефонов экстренной связи, место нахождения средств индивидуальной защиты, план эвакуации при пожаре; правила вызова пожарной команды; скорой помощи)

ü  Анализ корневых причин, анализ рисков на базовом уровне

 

ü  Основные показатели работы своего подразделения

ü  Положения и процедуры компании, касающиеся работы своего подразделения и своей работы;

ü  Правила коммуникации о статусе работы, опасных ситуациях, рисках, и т.д

 

ü  Технология делопроизводственных операций;

 

ü  Эксплуатация оргтехники, средств связи, установленных в приемной и в офисе; Причины возникновения неисправностей , меры по их минимизации

 

ü  Нормы служебного этикета;

 

ü  Грамотное владение устным и письменным русским языком,  четкая дикция

 

Иностранные языки   Английский язык – свободный
Навыки работы на компьютере  Рабочие навыки работы в  Microsoft office, включая Word, Excel, PowerPoint 
Личностные навыки:   ü  Коммуникабельность, позитивный настрой, внимательность;ü  Организованность, умение быстро переключаться, работать в напряженном режиме;

ü  Исполнительность; аккуратность, пунктуальность

ü  Сдержанность и скромность

ü  Командность;

ü  Честность;

ü  Энтузиазм; инициативность

 

Особые требования   ü  Хорошие манеры, ухоженный вид;ü  Умение работать в быстро меняющейся среде;

ü  Умение создать уют;

 

 

Утверждено Подпись ФИО Дата
Руководитель подразделения  
Директор по персоналу  

 

С инструкцией ознакомлен: 

 

________________________/______________________   «____»___________ ________ г.   (подпись сотрудника)                                       (ФИО)

 

Я подтверждаю, что, занимая данную позицию, я  отвечаю за несоблюдение или некачественное выполнение обязанностей, за неиспользование предоставленных мне прав в соответствии с существующим законодательством, трудовым договором,  правилами внутреннего трудового распорядка и данной должностной инструкцией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


Личный помощник — ПРОФИЛЬ КАНДИДАТА
УРОВЕНЬ 0- не требуется; 1 – базовый; 2- средний; 3-  целевой (хорошо); 4 – продвинутый Подбор После обучения
Образование и опыт работы  Высшее образование (английский язык свободно, французский язык  желательно), опыт работы переводчиком, личным помощником не менее 1 года
 Профессиональные  знания, умения и навыки Знания о компании, цели приоритеты компании и сферы ее деятельности приоритеты компании на глобальном уровне. Ограничения и требования других отделов.
Личные убеждения — Политика безопасности компании, правила ОТ и ПБ.  Требования по охране окружающей среды.
Расположение основных  производственных объектов, мест выполнения операций, организационная структура завода
Координация действий при несчастных случаях и оказание первой помощи
Основные правила безопасности при проведении технического обслуживания и ремонтных работ Анализ корневых причин, анализ рисков
Знания технологического процесса производства цемента, технологическое оборудование
Основные показатели работы своего подразделенияПоложения и процедуры компании, касающиеся работы своего подразделения и своей работы
Правила коммуникации о статусе работы, опасных ситуациях, рисках, и т.д
Технология делопроизводственных операций;
Эксплуатация оргтехники, средств связи, установленных в приемной и в офисе; Причины возникновения неисправностей , меры по их минимизации
Грамотное владение устным и письменным русским языком,  четкая дикцияХорошие манеры
Управление финансами для нефинансистов (доходность инвестиций, EVA, смета, бюджетирование)
Хорошая память
Любовь к порядку, умение создать уют
Честность, позитивность, открытость
Ориентированность на качественный результат: стремление выполнить задание в соответствие со стандартами,  не теряет из виду цель, устанавливает для себя норму  и старается превзойти ее, практичность.
Поиск информации, анализ, выводы и принятие решений:  имеет налаженные методы получения информации, привычка регулярно знакомиться с информацией. Системно выделяет и обобщает части проблемы. Проводит системные сравнения, выявляет причинно-следственные связи. Предоставляет информацию для принятия решений в структурированном понятном виде
Приспособляемость и гибкость: умеет эффективно налаживать и поддерживать и  управлять контактами с  разными группами. Находит выигрышные решения для заинтересованных сторон. Эмоциональная устойчивость умение работать в напряженном /многозадачном режиме; переключаемость; сохранение спокойствия и уверенности
Язык Английский язык – intermediate
Компьютер Рабочие навыки работы в  Microsoft office, включая Word,  Excel, PowerPoint
 

 

 

 

Какие сотрудники нужны компаниям в посткризисном мире

Какие сотрудники нужны компаниям в посткризисном мире

Бекки Франкевич и Томас Чаморро-Премузик Как отмечалось недавно в The Economist, одним из очевидных последствий пандемии COVID-19 станет то, что «в самых разных сферах жизни будут все активнее использоваться сервисы на основе данных». По всей видимости, без цифровой...
Сказка о потерянной совести, или дума о Дюма и прочих

Сказка о потерянной совести, или дума о Дюма и прочих

Ирина Воробьева Итак, сказка наша началась с того, когда девушка Екатерина решительно открыла дверь ИТ-агентства X.  У себя на малой родине в славном городе Ужопинске она работала в самом крупном на небольшой Ужопинск агентстве, но теперь, она знала точно, наступило...
Чем объясняется обилие вакансий на сайтах и отсутствием работы в реальности?

Чем объясняется обилие вакансий на сайтах и отсутствием работы в реальности?

Мария Консманова Чем объясняется обилие вакансий на сайтах и отсутствием работы в реальности? Пока граждане России находятся в самоизоляции, это время можно провести с пользой и найти новое рабочее место. В процессе поисков, мы натыкаемся на огромное количество...
7 правил проведения собеседований: как принять на работу лучших из лучших

7 правил проведения собеседований: как принять на работу лучших из лучших

Джон Салливан Некоторые традиционные представления о том, как следует проводить собеседование при приеме на работу, давно устарели. Возьмем, например, так называемые вопросы на засыпку. Кого вы ими сейчас удивите? Благодаря сайтам, подобным glassdoor.com, любой...
Козыри в руках тех, кому за 40. Кризис изменил расклад на трудовом рынке

Козыри в руках тех, кому за 40. Кризис изменил расклад на трудовом рынке

Мало кто оказался готов к происходящему. Хотя есть и такие, кому кризис сыграл на руку. Но большинство в шоке. Особенно заметно по молодежи. Нет, не заболеть они испугались, просто до сих пор не отдупляют, что происходит. Жизнь была предсказуема и безопасна. И БАЦ...
Самые невостребованные и популярные профессии на время эпидемии

Самые невостребованные и популярные профессии на время эпидемии

Рекрутинговые компании рассказали, какие профессии утратили актуальность в связи с эпидемией коронавируса. Их данные приводит «РИА Новости». Невостребованные профессии По данным сервиса поиска работы Worki, сильнее всего рост вакансий замедлился в гостиничном...
HR BDSM, или охота на медведя

HR BDSM, или охота на медведя

«Палача и рюмку водки. Водку мне – остальное ему! Подумаешь – медведь! Не хорек все-таки… Другие живут, и ничего. Мы бы его приручили, причесали, он бы плясал нам иногда…» «Обыкновенное чудо» В сети растет и ширится возмущение коллег по поводу использования...
Каких сотрудников будут нанимать в 2020 году

Каких сотрудников будут нанимать в 2020 году

И кто может рассчитывать на прибавку к зарплате Марк Бершидский По данным декабрьского исследования компании Hays, в следующем году 46% работодателей планируют увеличить штат сотрудников. 45% говорят о том, что увеличивать штат не планируют, а будут заниматься только...
Как получить работу, которую вы хотите, даже если у вас не хватает необходимой квалификации

Как получить работу, которую вы хотите, даже если у вас не хватает необходимой квалификации

Рагхав Харан, работавший в крупных компаниях, в том числе Shutterstock и фонде TrueVentures, написал о том, как можно получить работу, которую хочется, даже если не хватает дипломов и сертификатов, которые требуются от соискателя. Редакция vc.ru подготовила перевод...
На рынок труда надвигается «идеальный шторм». Как его пережить бизнесу?

На рынок труда надвигается «идеальный шторм». Как его пережить бизнесу?

Лишь каждый десятый работодатель доволен уровнем подготовки, который дает высшее образование в России. Компаниям нужно самим заняться подготовкой персонала, перестав надеяться на государство и вузы Нельзя просто так стать востребованным на рынке специалистом, хотя,...
0.5