ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ  ОФИС МЕНЕДЖЕРА

Скачать Скачано: 356

УТВЕРЖДАЮ

 

___________________________________                   (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, пред-                 ________________________

приятия и т.п., его организационно-              (директор или иное долж-

правовая форма)                                   ностное лицо, уполномо-

ченное утверждать долж-

ностную инструкцию)

 

»  » ____________ 20__г.

 

м.п.

 

 

 

Должностная инструкция

офис-менеджера

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

 

»  » ____________ 20__г.        N__________

 

 

 

 

 

Настоящая должностная  инструкция  разработана   и   утверждена   на

основании _______________________________________________________________

(устава, положения, приказа о структуре предприятия и т.п.)

в соответствии  с  Трудовым  кодексом  РФ,  иными  нормативными   актами,

Российской Федерации, регулирующими трудовые отношения.

 

 

1. Общие положения

 

1.1. Офис-менеджер  относится  к категории специалистов предприятия,

подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.2. На  должность  офис-менеджера назначается лицо,  имеющее высшее

профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы,

или среднее  профессиональное  образование и стаж работы не менее 2-х лет

по специальности    или    по    смежным    специальностям    (секретарь,

делопроизводитель, инспектор, референт и т.п.).

1.3. Назначение на должность  и  освобождение  от  нее  производится

приказом генерального  директора  по представлению руководителя службы по

работе с персоналом.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством РФ;

— Уставом предприятия;

— Положением о функциональных службах предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;

— нормативно-методическими материалами;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен знать:

— структуру организации, направления ее деятельности, распределение

обязанностей между  заместителями  руководителя,  функции  и  направления

деятельности структурных     подразделений     предприятия,      основные

организации-партнеры и их руководителей;

— организацию делопроизводства, схемы документооборота;

— порядок  прохождения  и порядок контроля за прохождением служебных

документов;

— государственные    стандарты    по    оформлению   управленческих,

организационно-распорядительных документов;

— инструкцию   по  делопроизводству,  систему  первичного  кадрового

учета;

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

— деловой этикет,  правила делового общения, служебную субординацию,

правила ведения телефонных переговоров;

— правила    и    нормы    охраны    труда,  техники   безопасности,

производственной санитарии и противопожарной защиты;

— _________________________________________________________________.

1.6. Офис-менеджер должен уметь:

— составлять  деловые  письма,  проекты  приказов,  распорядительных

документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;

— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

— вести деловые переговоры;

— пользоваться   средствами    связи,    возможностями    интернета,

организационной, множительной техникой;

— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;

1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает _______________

или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

 

 

2. Основные обязанности

 

2.1. Ежедневно  в  установленные  сроки  получает  и   просматривает

документы, проводит  их  регистрацию,  направляет исполнителям;  выбирает

документы, требующие  немедленного  рассмотрения,   докладывает   о   них

генеральному директору, представляя проекты резолюций.

2.2. Ведет  оперативный  учет  прохождения  документов  и  ежедневно

контролирует сроки  исполнения документов и устных поручений генерального

директора руководителями структурных подразделений.

2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов,

обеспечивает согласование  проектов   с   руководителями   подразделений;

готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.

2.4. Осуществляет и  контролирует  документооборот  между  офисом  и

подразделениями. По   поручению   генерального   директора   осуществляет

документооборот между  предприятием  (офисом)  и  другими  организациями,

органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т.п.).

При возникновении  вопросов,  требующих   решения,   незамедлительно

сообщает генеральному директору.

2.5. Ведет делопроизводство,  обеспечивает сохранность документации,

формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.

2.6. Производит регистрацию и ведет  учет  договоров.  По  поручению

генерального директора готовит справки по исполнению договоров.

2.7. В  отсутствие  менеджеров  ведет  прием  клиентов  в  офисе   с

последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

2.8. Ведет   учет,   выписывает   доверенности,   принимает   отчеты

доверенных лиц.

2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников  офиса

или лиц,     определенных     распоряжением    руководителя,    оформляет

командировочные документы.

2.10. По  поручению  генерального  директора  ведет  кадровый  учет,

оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

2.11. Участвует  в  совещаниях,  созываемых  генеральным директором,

организует их техническое обслуживание.

2.12. Обеспечивает рассылку,  ознакомление, учет и хранение приказов

и распоряжений.

2.13. Своевременно  пополняет  необходимые офису запасы канцелярских

принадлежностей и расходных материалов.

2.14. Выполняет    отдельные    (разовые)   поручения   генерального

директора, связанные с деятельностью фирмы.

2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:

— сохранять конфиденциальность информации;

— своевременно выполнять распоряжения руководства;

— соблюдать правила и сроки подготовки документов;

— обеспечивать сохранность документов;

— соблюдать   правила   и   нормы   делового   общения,    служебную

субординацию, придерживаться   корректного   и   доброжелательного  стиля

общения с коллегами и клиентами.

 

 

3. Права

 

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Обращаться   к   руководителям   подразделений  предприятия  за

информацией по подготовке, исполнению документов.

3.2. Требовать   от  исполнителей  доработки  документов,  если  они

подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.

3.3. Самостоятельно  решать вопросы,  связанные с незапланированными

посещениями клиентов,  партнеров,  иных  посетителей  офиса,  телефонными

звонками.

3.4. Вносить    предложения,     направленные     на     оптимизацию

документооборота и делопроизводства.

3.5. Требовать  соблюдения  своих  трудовых  прав  и   обязанностей,

установленных трудовым договором и законодательством РФ.

 

 

4. Ответственность

 

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:

4.1. Нарушение  действующего  законодательства  РФ  при   подготовке

документов.

4.2. Сохранение конфиденциальности информации.

4.3. Неиспользование   предоставленных   прав,  нарушение  служебной

субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

4.4. Нарушение   правил   трудового   распорядка,   производственной

дисциплины.

4.5. Необеспечение  сохранности  документов и вверенных материальных

ценностей.

4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование

коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция   может  быть  изменена,  дополнена  приказом

генерального директора.

 

С инструкцией ознакомлен:

 

___________________ /_________________/

 

»  » ________________ 200__г.

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОФИС МЕНЕДЖЕРА

Скачать Скачано: 154

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)

» » ____________ 20__г.

м.п.

Должностная инструкция
офис-менеджера
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)

» » ____________ 20__г. N__________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании _______________________________________________________________
(устава, положения, приказа о структуре предприятия и т.п.)
в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными нормативными актами,
Российской Федерации, регулирующими трудовые отношения.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия,
подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее
профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы,
или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет
по специальности или по смежным специальностям (секретарь,
делопроизводитель, инспектор, референт и т.п.).
1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится
приказом генерального директора по представлению руководителя службы по
работе с персоналом.
1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:
— действующим законодательством РФ;
— Уставом предприятия;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— правилами трудового распорядка;
— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами;
— настоящей должностной инструкцией.
1.5. Офис-менеджер должен знать:
— структуру организации, направления ее деятельности, распределение
обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления
деятельности структурных подразделений предприятия, основные
организации-партнеры и их руководителей;
— организацию делопроизводства, схемы документооборота;
— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных
документов;
— государственные стандарты по оформлению управленческих,
организационно-распорядительных документов;
— инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового
учета;
— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
— деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию,
правила ведения телефонных переговоров;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
— _________________________________________________________________.
1.6. Офис-менеджер должен уметь:
— составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных
документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;
— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
— вести деловые переговоры;
— пользоваться средствами связи, возможностями интернета,
организационной, множительной техникой;
— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;
1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает _______________
или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Основные обязанности

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает
документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает
документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них
генеральному директору, представляя проекты резолюций.
2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно
контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального
директора руководителями структурных подразделений.
2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов,
обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений;
готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.
2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и
подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет
документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями,
органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т.п.).
При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно
сообщает генеральному директору.
2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации,
формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.
2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению
генерального директора готовит справки по исполнению договоров.
2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с
последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.
2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты
доверенных лиц.
2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса
или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет
командировочные документы.
2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет,
оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.
2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором,
организует их техническое обслуживание.
2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов
и распоряжений.
2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских
принадлежностей и расходных материалов.
2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального
директора, связанные с деятельностью фирмы.
2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:
— сохранять конфиденциальность информации;
— своевременно выполнять распоряжения руководства;
— соблюдать правила и сроки подготовки документов;
— обеспечивать сохранность документов;
— соблюдать правила и нормы делового общения, служебную
субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля
общения с коллегами и клиентами.

3. Права

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за
информацией по подготовке, исполнению документов.
3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они
подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.
3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными
посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными
звонками.
3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию
документооборота и делопроизводства.
3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей,
установленных трудовым договором и законодательством РФ.

4. Ответственность

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:
4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке
документов.
4.2. Сохранение конфиденциальности информации.
4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной
субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.
4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной
дисциплины.
4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных
ценностей.
4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование
коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом
генерального директора.

С инструкцией ознакомлен:

___________________ /_________________/

» » ________________ 200__г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ  ОФИС МЕНЕДЖЕРА

Скачать Скачано: 77

Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

О чем стоит врать на собеседовании? И чего придумывать не нужно

О чем стоит врать на собеседовании? И чего придумывать не нужно

Автор Анна Соколова The Village продолжает отвечать на важные вопросы о работе и карьере. На этот раз мы спросили специалистов сферы HR, когда стоит врать и приукрашивать свои достижения на собеседовании, а когда это делать категорически не стоит. Екатерина Котова ...
Опрос: каждый шестой владелец бизнеса учитывает знак зодиака при выборе работников

Опрос: каждый шестой владелец бизнеса учитывает знак зодиака при выборе работников

Каждый шестой владелец (16%) бизнеса обращает внимание на знаки зодиака соискателей. При этом лишь 5% HR-специалистов учитывают знак зодиака кандидата, об этом свидетельствуют результаты исследования сервиса «Работа.ру«, которые имеются в распоряжении ТАСС....
Какие сотрудники нужны компаниям в посткризисном мире

Какие сотрудники нужны компаниям в посткризисном мире

Бекки Франкевич и Томас Чаморро-Премузик Как отмечалось недавно в The Economist, одним из очевидных последствий пандемии COVID-19 станет то, что «в самых разных сферах жизни будут все активнее использоваться сервисы на основе данных». По всей видимости, без цифровой...
Сказка о потерянной совести, или дума о Дюма и прочих

Сказка о потерянной совести, или дума о Дюма и прочих

Ирина Воробьева Итак, сказка наша началась с того, когда девушка Екатерина решительно открыла дверь ИТ-агентства X.  У себя на малой родине в славном городе Ужопинске она работала в самом крупном на небольшой Ужопинск агентстве, но теперь, она знала точно, наступило...
Чем объясняется обилие вакансий на сайтах и отсутствием работы в реальности?

Чем объясняется обилие вакансий на сайтах и отсутствием работы в реальности?

Мария Консманова Чем объясняется обилие вакансий на сайтах и отсутствием работы в реальности? Пока граждане России находятся в самоизоляции, это время можно провести с пользой и найти новое рабочее место. В процессе поисков, мы натыкаемся на огромное количество...
7 правил проведения собеседований: как принять на работу лучших из лучших

7 правил проведения собеседований: как принять на работу лучших из лучших

Джон Салливан Некоторые традиционные представления о том, как следует проводить собеседование при приеме на работу, давно устарели. Возьмем, например, так называемые вопросы на засыпку. Кого вы ими сейчас удивите? Благодаря сайтам, подобным glassdoor.com, любой...
Козыри в руках тех, кому за 40. Кризис изменил расклад на трудовом рынке

Козыри в руках тех, кому за 40. Кризис изменил расклад на трудовом рынке

Мало кто оказался готов к происходящему. Хотя есть и такие, кому кризис сыграл на руку. Но большинство в шоке. Особенно заметно по молодежи. Нет, не заболеть они испугались, просто до сих пор не отдупляют, что происходит. Жизнь была предсказуема и безопасна. И БАЦ...
Самые невостребованные и популярные профессии на время эпидемии

Самые невостребованные и популярные профессии на время эпидемии

Рекрутинговые компании рассказали, какие профессии утратили актуальность в связи с эпидемией коронавируса. Их данные приводит «РИА Новости». Невостребованные профессии По данным сервиса поиска работы Worki, сильнее всего рост вакансий замедлился в гостиничном...
HR BDSM, или охота на медведя

HR BDSM, или охота на медведя

«Палача и рюмку водки. Водку мне – остальное ему! Подумаешь – медведь! Не хорек все-таки… Другие живут, и ничего. Мы бы его приручили, причесали, он бы плясал нам иногда…» «Обыкновенное чудо» В сети растет и ширится возмущение коллег по поводу использования...
Каких сотрудников будут нанимать в 2020 году

Каких сотрудников будут нанимать в 2020 году

И кто может рассчитывать на прибавку к зарплате Марк Бершидский По данным декабрьского исследования компании Hays, в следующем году 46% работодателей планируют увеличить штат сотрудников. 45% говорят о том, что увеличивать штат не планируют, а будут заниматься только...

Новые Видео

Новые Статьи

ПАРТНЕРСКИЕ САЙТЫ

advertisement
0.5